با الکترونیکی شدن فرآیندهای ثبت شرکتها و راهاندازی سامانههایی نظیر سامانه ثبت من و سامانه کاتب، دیگر نیازی به مراجعه حضوری مکرر به اداره ثبت شرکتها نیست. یکی از مهمترین مراحل نهایی در تاسیس یا تغییرات شرکت، «امضای الکترونیک پیشنویس آگهی» است. بسیاری از متقاضیان پس از تایید نام و مدارک، با این سوال مواجه میشوند که چگونه باید پیشنویس آگهی را امضا کنند؟
در این راهنما، مراحل گامبهگام امضای پیشنویس آگهی در سامانه ثبت من (my.ssaa.ir) را آموزش میدهیم. توجه داشته باشید که پیشنیاز اصلی این کار، داشتن توکن سختافزاری (گواهی امضای الکترونیک) است که باید از دفاتر اسناد رسمی معتبر تهیه کنید.
هنوز توکن امضای الکترونیک ندارید؟
برای امضای اسناد در سامانه ثبت شرکتها، به یک توکن سختافزاری معتبر نیاز دارید. ما در دفترخانه اسناد رسمی ۹۳۰ تهران، در سریعترین زمان ممکن توکن شما را صادر میکنیم.
پیشنیازها: قبل از شروع چه چیزی لازم دارید؟
طبق دستورالعملهای جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، احراز هویت و امضای اسناد صرفاً به صورت دیجیتال انجام میشود. برای این کار شما به موارد زیر نیاز دارید:
- توکن سختافزاری (دانگل امضا): این دستگاه شبیه به فلش مموری است و حاوی گواهی امضای دیجیتال شماست. اگر مدیر شرکت هستید، پیشنهاد میکنیم مقاله صدور توکن سامانه کاتب (راهنمای امضای الکترونیک ثبت و تغییرات شرکت) را مطالعه کنید.
- نصب درایور و نرمافزار دستینه (Dastine): برای اینکه مرورگر شما توکن را شناسایی کند، باید نرمافزارهای مربوطه روی سیستم شما نصب باشند.
مراحل گامبهگام امضای الکترونیک پیشنویس آگهی
۱. پرداخت حقوق دولتی و بررسی وضعیت
پس از تایید گواهی تاسیس شرکت، ابتدا باید به سامانه ثبت شرکتها (irsherkat.ssaa.ir) مراجعه کرده و با جستجوی شماره پیگیری، پیشنویس آگهی را مشاهده کنید. در صورتی که متن آگهی مورد تایید است، باید حقوق دولتی و حقالثبت را پرداخت نمایید. پس از پرداخت موفق، وضعیت پرونده برای امضا آماده میشود.
۲. ورود به درگاه «ثبت من»
عملیات امضا در سایت اداره ثبت انجام نمیشود، بلکه باید به درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی (ثبت من) به آدرس my.ssaa.ir مراجعه کنید.
- اگر قبلاً در این سامانه ثبتنام نکردهاید، ابتدا ثبتنام کرده و وارد حساب کاربری خود شوید.
- توکن سختافزاری خود را به پورت USB کامپیوتر متصل کنید.
۳. یافتن اسناد در انتظار امضا
پس از ورود به پنل کاربری در سامانه ثبت من:
- از منوی سمت راست، گزینه «ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری» را انتخاب کنید.
- روی گزینه «اسناد قابل امضاء» کلیک کنید.
- در این بخش، لیستی از درخواستهای ثبت تاسیس یا تغییرات را میبینید. دکمهای با عنوان «در انتظار امضاء» در مقابل پرونده شما وجود دارد؛ روی آن کلیک کنید.
۴. فرآیند امضای دیجیتال سند
در صفحهای که باز میشود، لیست مدارکی که نیاز به امضا دارند (مانند اساسنامه، اظهارنامه و پیشنویس آگهی) نمایش داده میشود. برای امضا مراحل زیر را طی کنید:
- روی دکمه «امضای سند» کلیک کنید.
- پنجرهای باز میشود که مراحل شناسایی توکن را نشان میدهد. اگر نرمافزار دستینه و درایور توکن درست نصب شده باشند، نام گواهی شما (مشخصات صاحب امضا) نمایش داده میشود.
- گواهی خود را انتخاب کرده و دکمه «تایید امضا» را بزنید.
- رمز توکن (PIN Code) را وارد کنید. (این رمز هنگام صدور توکن در دفترخانه ۹۳۰ به شما تحویل داده شده است).
در صورتی که عملیات موفقیتآمیز باشد، پیغام «موفقیت: سند شما امضا شد» را مشاهده خواهید کرد.
۵. نهایی شدن ثبت
پس از اینکه تمام صاحبان امضا این مراحل را انجام دادند، اگر به سامانه ثبت شرکتها بازگردید و وضعیت را پیگیری کنید، عبارت «این مدرک بصورت الکترونیکی امضاء گردیده است» را در مقابل پیشنویس آگهی مشاهده خواهید کرد. اکنون پرونده شما برای مراحل نهایی و چاپ آگهی ارسال میشود.
سوالات متداول درباره امضای ثبت شرکتها
آیا بدون توکن سختافزاری میتوانم امضا کنم؟
در حال حاضر برای امضای اسناد رسمی شرکتها در محیط ویندوز و مرورگرهای کامپیوتر، امنترین و اصلیترین روش استفاده از توکن سختافزاری است. اگر برای شرکت در مناقصات نیز برنامه دارید، حتماً به مقاله راهنمای کامل دریافت توکن سامانه ستاد برای اشخاص حقیقی سر بزنید.
توکن من قفل شده یا کار نمیکند، چه کار کنم؟
اگر رمز توکن را چندین بار اشتباه وارد کنید، توکن قفل میشود. همچنین توکنها دارای تاریخ انقضا (معمولاً یک یا دو ساله) هستند. برای رفع مسدودی یا تمدید اعتبار، میتوانید پست مشکلات رایج توکن امضای الکترونیک: راهنمای باز کردن قفل، تمدید و ابطال را مطالعه کنید یا مستقیماً به دفترخانه مراجعه نمایید.
تفاوت امضای شخص حقیقی با مهر سازمانی چیست؟
در ثبت شرکتها، شما به عنوان «شخص حقیقی» (مدیر یا سهامدار) امضا میکنید. اما پس از ثبت شرکت، برای مکاتبات رسمی ممکن است به «گواهی مهر سازمانی» نیاز داشته باشید. برای درک تفاوت این دو، پیشنهاد میکنیم مطلب گواهی امضای الکترونیک شرکتی: راهنمای کامل مهر سازمانی و توکن صاحبان امضا را بخوانید.
خدمات فوری صدور توکن در دفترخانه ۹۳۰ تهران
کارشناسان ما در دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران آمادهاند تا در کمترین زمان، توکن مورد نیاز برای سامانه ثبت من، سامانه کاتب و سایر سامانههای دولتی را برای شما صادر کنند.
