کد رهگیری املاک، کدی منحصر به فرد است که توسط سامانه ثبت معاملات املاک به مبایعه‌نامه‌ها و اجاره‌نامه‌های تنظیم شده در بنگاه‌های مجاز اختصاص می‌یابد. این کد با هدف شفاف‌سازی و جلوگیری از کلاهبرداری (مانند فروش یک ملک به چند نفر) ایجاد شده است. اما آیا کد رهگیری همان سند رسمی است؟ چگونه دریافت می‌شود و چطور می‌توان آن را استعلام کرد؟ در این مطلب به طور کامل نقش، مزایا، محدودیت‌ها و نحوه دریافت کد رهگیری را شرح می‌دهیم و تأکید می‌کنیم که برای مالکیت قطعی ملک، مراجعه به دفتر اسناد رسمی و ثبت سند رسمی الزامی است.
نقش کد رهگیری املاک در معاملات و نحوه دریافت آن
هنگام امضای مبایعه‌نامه یا اجاره‌نامه در بنگاه املاک، احتمالاً با ‘کد رهگیری’ مواجه شده‌اید؛ اما این کد دقیقاً چیست و چه اهمیتی در معامله شما دارد؟
کد رهگیری املاک چیست؟ (معرفی کد)
کد رهگیری املاک یک شماره منحصر به فرد است که توسط «سامانه کاتب» (که زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است فعالیت می‌کند) صادر می‌شود. این کد به قراردادهای خرید و فروش (قولنامه) و اجاره (اجاره‌نامه) که توسط مشاورین املاک دارای مجوز رسمی در این سامانه ثبت می‌شوند، اختصاص می‌یابد. کد رهگیری معمولاً در بالای برگه‌های چاپ شده قرارداد (که فرمت استانداردی دارند) درج می‌گردد.
هدف از ایجاد سامانه ثبت معاملات کاتب و کد رهگیری چه بود؟
راه‌اندازی این سامانه و الزام به دریافت کد رهگیری برای معاملات انجام شده توسط بنگاه‌های املاک، اهداف مختلفی را دنبال می‌کرد، از جمله:
- افزایش شفافیت: ثبت اطلاعات معاملات در یک سامانه مرکزی، به شفاف‌تر شدن بازار مسکن کمک می‌کند.
- جلوگیری از کلاهبرداری و معاملات معارض: مهم‌ترین هدف، جلوگیری از فروش یا اجاره یک ملک به چندین نفر به طور همزمان توسط یک یا چند مشاور املاک است. با ثبت معامله اول در سامانه، ثبت معامله متعارض برای همان ملک در آن بازه زمانی دشوار می‌شود.
- ایجاد بانک اطلاعاتی: فراهم کردن داده‌های آماری برای دولت جهت تحلیل بازار مسکن و سیاست‌گذاری.
- رسمیت‌بخشی نسبی به معاملات بنگاهی: ایجاد یک لایه نظارتی و ثبتی بر فعالیت مشاورین املاک.
مزایای کلیدی دریافت کد رهگیری برای قرارداد شما
داشتن کد رهگیری برای مبایعه‌نامه یا اجاره‌نامه شما (که در بنگاه معتبر تنظیم شده) مزایای زیر را دارد:
- کاهش ریسک فروش/اجاره مکرر: اطمینان از اینکه ملک مورد نظر همزمان توسط همان بنگاه یا بنگاه‌های دیگر (که به سامانه متصل هستند) به شخص دیگری فروخته یا اجاره داده نشده است.
- قابلیت استعلام و پیگیری: امکان بررسی و تأیید ثبت قرارداد در سامانه رسمی وجود دارد.
- رسمیت قرارداد عادی: نشان می‌دهد که قرارداد شما از طریق یک مشاور املاک مجاز و در چارچوب قانونی تنظیم و ثبت اولیه شده است.
- الزام برای برخی امور اداری: در گذشته و حال، گاهی ارائه قرارداد اجاره با کد رهگیری برای برخی امور مانند ثبت نام مدارس، دریافت دسته‌چک، یا ارائه به سازمان‌های مالیاتی لازم بوده است (البته این موارد ممکن است تغییر کنند).
کدام معاملات کد رهگیری دریافت می‌کنند؟ (قولنامه و اجاره‌نامه)
در حال حاضر، دو نوع قرارداد اصلی که توسط مشاورین املاک دارای پروانه کسب معتبر تنظیم می‌شوند، ملزم به ثبت در سامانه و دریافت کد رهگیری هستند:
- قولنامه (پیش‌قرارداد خرید و فروش ملک)
- اجاره‌نامه (قرارداد اجاره ملک مسکونی، تجاری یا اداری)
نحوه دریافت کد رهگیری چگونه است؟ (وظیفه مشاور املاک)
فرآیند دریافت کد رهگیری به شرح زیر است و مسئولیت انجام آن بر عهده مشاور املاک مجاز است:
- طرفین معامله (خریدار و فروشنده یا موجر و مستأجر) به یک مشاور املاک دارای مجوز مراجعه می‌کنند.
- اطلاعات کامل طرفین، مشخصات دقیق ملک (با پلاک ثبتی) و جزئیات توافق (مبلغ، نحوه پرداخت، تاریخ‌ها و…) به مشاور املاک ارائه می‌شود.
- مشاور املاک موظف است این اطلاعات را به دقت در سامانه کاتب وارد کند.
- پس از تأیید اطلاعات، سامانه به صورت خودکار یک کد رهگیری منحصر به فرد تولید می‌کند.
- مشاور املاک قرارداد را جهت تایید نهایی به یک دفترخانه اسناد رسمی ارسال می‌کند.
- طرفین قرارداد، به دفترخانه مراجعه کرده و قرارداد نهایی را دریافت می‌کنند.
آیا قراردادهای دست‌نویس یا شخصی کد رهگیری می‌گیرند؟
خیر. کد رهگیری صرفاً به قراردادهایی تعلق می‌گیرد که توسط مشاورین املاک مجاز و از طریق ثبت در سامانه کاتب تنظیم می‌شوند. اگر شما به صورت شخصی و بدون مراجعه به بنگاه املاک، قولنامه یا اجاره‌نامه‌ای را با طرف مقابل خود بنویسید، این قرارداد فاقد کد رهگیری خواهد بود. مگر اینکه خودتان مستقیما در سامانه کاتب ثبت کنید تا رسمی شود.
آیا دفتر اسناد رسمی کد رهگیری صادر می‌کند؟
بله، اما با توجه به تغییرات اخیر، نیاز است که توضیح دقیقی در این زمینه ارائه شود.
تا پیش از سال 1403، دفاتر اسناد رسمی امکان نگارش قولنامه را نداشتند. اما با تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول در این سال، دفاتر اسناد رسمی مجاز به ثبت قولنامه رسمی شدند. این بدان معناست که اگر خود افراد یا بنگاه‌های مشاور املاک قولنامه‌ای را در سامانه کاتب تهیه کنند، اعتبار این قولنامه تنها در صورتی تایید می‌شود که توسط دفتر اسناد رسمی تأیید شود. در غیر این صورت، قولنامه فاقد اعتبار قانونی است.
کد رهگیری معاملات املاک که در گذشته تنها از طریق سامانه ثبت معاملات املاک (وابسته به وزارت راه و شهرسازی یا وزارت صمت) صادر می‌شد، اکنون در سامانه ثبت الکترونیک اسناد (سامانه کاتب، وابسته به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) ثبت می‌شود. این تغییر موجب شده است که علاوه بر بنگاه‌های مشاور املاک، خود افراد نیز بتوانند با ورود به سامانه کاتب کد رهگیری دریافت کنند. با این حال، تمامی معاملات و اسناد مرتبط در نهایت باید به تأیید دفاتر اسناد رسمی برسند تا از اعتبار قانونی برخوردار شوند.
ضمناً در نهایت، دفتر اسناد رسمی باید مرحله نهایی و قانونی انتقال قطعی مالکیت را انجام دهد و بدین ترتیب معامله به ثبت رسمی و قانونی می‌رسد.
چگونه می‌توان کد رهگیری را استعلام و پیگیری کرد؟
طرفین قرارداد می‌توانند با مراجعه به سامانه کاتب و وارد کردن کد ملی، از ثبت شدن قرارداد خود در سامانه و صحت کد رهگیری اطمینان حاصل کنند. این استعلام معمولاً اطلاعات پایه‌ای مانند نوع قرارداد، پلاک ثبتی و تاریخ ثبت را نشان می‌دهد.
محدودیت‌های مهم کد رهگیری: این کد سند رسمی نیست!
با وجود اهمیت کد رهگیری در ساماندهی معاملات، باید توجه داشت که این کد تنها زمانی رسمیت می‌یابد که توسط دفتر اسناد رسمی تأیید شود. در غیر این صورت، کد رهگیری به تنهایی نمی‌تواند جایگزین اسناد رسمی باشد.
محدودیت‌های کلیدی کد رهگیری:
1. عدم اعتبار به‌عنوان سند رسمی: کد رهگیری نشان‌دهنده ثبت اطلاعات معامله در سامانه است، اما به‌خودی‌خود سند رسمی محسوب نمی‌شود.
2. نیاز به تأیید دفترخانه: مبایعه‌نامه یا اجاره‌نامه بیش از ۲ سال دارای کد رهگیری تا زمانی که در دفتر اسناد رسمی تأیید و ثبت نشود، از اعتبار قانونی لازم برخوردار نیست.
3. عدم اثبات مالکیت قطعی: تنها سند رسمی ثبت‌شده در دفترخانه می‌تواند انتقال مالکیت قطعی را اثبات کند. کد رهگیری این قابلیت را ندارد.
بنابراین، برای برخورداری از مزایای قانونی و اعتبار رسمی، لازم است که تمامی اسناد و معاملات مرتبط با کد رهگیری در دفتر اسناد رسمی تأیید شوند.
از مبایعه‌نامه با کد رهگیری تا سند رسمی در دفترخانه ۹۳۰ تهران
دریافت کد رهگیری برای مبایعه‌نامه و قولنامه شما (در صورت تنظیم در بنگاه مجاز)، گام مثبتی در جهت شفافیت و کاهش ریسک‌های اولیه است. اما این گام، هرگز نباید شما را از برداشتن گام نهایی و حیاتی یعنی مراجعه به دفتر اسناد رسمی برای تایید باز دارد.
مبایعه‌نامه با کد رهگیری، به عنوان توافق اولیه معتبر، مبنای کار برای تنظیم سند رسمی در دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران قرار می‌گیرد. ما با دریافت این مبایعه‌نامه و انجام استعلامات قانونی لازم (به‌خصوص استعلام ثبتی)، فرآیند انتقال مالکیت رسمی و صدور سند تک برگ به نام شما را تکمیل می‌کنیم.
ضمن استقبال از شفافیتی که کد رهگیری به معاملات اولیه می‌بخشد، به یاد داشته باشید که امنیت نهایی مالکیت شما در گرو ثبت سند رسمی است. پس از تنظیم مبایعه‌نامه قولنامه)، برای انتقال قطعی و قانونی مالکیت و دریافت سند تک برگ، حتماً به دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران مراجعه فرمایید. برای مشاوره و هماهنگی، با ما تماس بگیرید یا به آدرس ما بیایید.
کد رهگیری شروع خوبی است، سند رسمی پایان مطمئن!
