اسناد رسمی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، از بالاترین درجه اعتبار قانونی برخوردارند. با این حال، گاهی ممکن است به دلیل خطای انسانی یا سهو قلم، اشتباهاتی در متن این اسناد رخ دهد یا برخی جزئیات از قلم بیفتد. برای رفع این موارد و حفظ اعتبار کامل سند، راهکار قانونی مشخصی وجود دارد: تنظیم «سند اقرارنامه اصلاحی».
در این مطلب به طور کامل با این سند، موارد کاربرد و مراحل تنظیم آن آشنا می‌شویم.
سند اصلاحی چیست؟
سند اصلاحی، یک سند رسمی جدید است که به منظور تصحیح اشتباهات، رفع ابهامات یا تکمیل اطلاعات مندرج در یک سند رسمی دیگر (که قبلاً در همان دفترخانه یا دفترخانه دیگری تنظیم شده) تهیه و ثبت می‌گردد. این سند به سند اصلی ضمیمه شده و جزء لاینفک آن محسوب می‌شود و هر دو با هم دارای اعتبار هستند. هدف اصلی سند اصلاحی، اطمینان از انطباق کامل محتوای سند با واقعیت و اراده طرفین است.
چرا اصلاح رسمی اشتباهات ضروری است؟
نادیده گرفتن اشتباهات موجود در اسناد رسمی، حتی اگر جزئی به نظر برسند، می‌تواند در آینده مشکلات بزرگی ایجاد کند:
- مشکلات در معاملات بعدی: مغایرت در مشخصات ملک، نام مالک یا سایر جزئیات می‌تواند مانع فروش، انتقال یا استفاده از سند به عنوان وثیقه شود.
- اختلافات حقوقی: ابهامات یا اشتباهات می‌تواند منجر به بروز اختلافات بین طرفین یا با اشخاص ثالث گردد.
- عدم پذیرش توسط ادارات: بسیاری از ادارات دولتی و بانک‌ها، اسناد دارای مغایرت یا اشتباه را نمی‌پذیرند.
تنظیم سند اصلاحی، راهکار قطعی برای جلوگیری از تمام این مشکلات است.
موارد رایج نیاز به تنظیم سند اصلاحی
اشتباهات مختلفی ممکن است نیازمند اصلاح باشند، از جمله:
- اشتباه در مشخصات طرفین: مانند غلط املایی در نام، اشتباه در کد ملی یا نام پدر.
- اشتباه در مشخصات ملک: مانند اشتباه در شماره پلاک ثبتی (اصلی یا فرعی)، بخش ثبتی، یا مساحت.
- اشتباه در شماره‌ها: مانند شماره پرونده شهرداری، شماره اشتراک آب، برق، گاز و…
- اصلاح شروط یا تعهدات: در صورت توافق طرفین برای تغییر جزئی در شروط سند اولیه.
- تکمیل اطلاعات از قلم افتاده: افزودن اطلاعاتی که سهواً در سند اصلی قید نشده است.
مراحل تنظیم سند اصلاحی در دفترخانه
فرآیند تنظیم سند اصلاحی معمولاً به شرح زیر است:
- توافق طرفین: اصولاً برای اصلاح سند، حضور و توافق تمام امضاکنندگان سند اصلی (یا قائم مقام قانونی آن‌ها) ضروری است.
- مراجعه به دفترخانه: طرفین با در دست داشتن مدارک لازم به دفترخانه‌ای که سند اصلی را تنظیم کرده (یا دفترخانه دیگر در صورت امکان) مراجعه می‌کنند.
- ارائه مدارک و توضیح مورد اصلاح: طرفین مدارک هویتی، سند اصلی و مستندات مربوط به مورد اشتباه را ارائه داده و موضوع اصلاح را به طور دقیق بیان می‌کنند.
- تنظیم متن سند اصلاحی: دفترخانه با بررسی مدارک و احراز هویت، متن سند اصلاحی را تنظیم می‌کند که در آن به شماره و تاریخ سند اصلی اشاره شده و مورد اصلاح به طور شفاف بیان می‌گردد.
- امضا و ثبت نهایی: طرفین سند اصلاحی را امضا کرده و دفترخانه آن را در سیستم ثبت آنی ثبت می‌کند. مراتب اصلاح به سند اصلی نیز ضمیمه می‌شود.
نکته مهم در مورد وکالت ضمن عقد: همانطور که در نمونه‌های ارائه شده مشاهده شد، گاهی در سند اصلی (مانند سند قطعی)، به یکی از طرفین وکالت داده می‌شود تا بتواند به تنهایی برای اصلاحات جزئی اقدام کند. در این صورت، حضور همان یک نفر (اصالتاً از طرف خود و وکالتاً از طرف دیگری) برای امضای سند اصلاحی کافی است.
مدارک لازم برای تنظیم سند اصلاحی
| مورد |
مدارک لازم |
| طرفین سند (یا وکیل) |
- اصل کارت ملی هوشمند یا شناسنامه جدید
- داشتن حساب کاربری فعال در سامانه ثنا
|
| اسناد مرتبط |
- اصل یا کپی خوانا از سند اصلی که نیاز به اصلاح دارد.
- مستندات مربوط به اطلاعات صحیح (مانند گواهی ثبت احوال برای اصلاح نام، نامه شهرداری برای اصلاح شماره پرونده و…).
- اصل وکالتنامه (در صورتی که یکی از طرفین وکیل باشد).
|
هزینه تنظیم سند اصلاحی در دفترخانه
- هزینه تنظیم این سند در دفترخانه اسناد رسمی 930 تهران در سال 1404 مطابق تعرفه‌های مصوب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مبلغ 573,000 تومان است.
- این مبلغ ثابت و مقطوع بوده و قابل افزایش یا کاهش نیست و هیچ دفترخانه‌ای مجاز به دریافت مبلغی بیشتر یا کمتر از تعرفه اعلام شده نمی‌باشد.
پرداخت هزینه تنظیم سند می‌بایست پس از اتمام مراحل تنظیم و پیش از امضای نهایی، از طریق کارت بانکی و توسط یکی از مراجعین محترم صورت پذیرد.
در مواردی که تعداد طرفین یک سند بیش از دو نفر باشد، مطابق با تعرفه قانونی، مبلغ 22.000 تومان به ازای هر نفر اضافی به هزینه کل سند افزوده خواهد شد.
پس از پرداخت موفق هزینه و ثبت اطلاعات مربوطه در سیستم، شناسه یکتای سند برای شما صادر می‌گردد. در نهایت، پس از انجام تشریفات امضاء، ثبت اثر انگشت و تأیید نهایی توسط سردفتر، یک نسخه چاپی از سند به هر یک از طرفین حاضر تحویل داده شده و همچنین نسخه الکترونیک آن جهت دسترسی دائمی در کارتابل شخصی شما در سامانه کاتب بارگذاری خواهد شد.
ما در دفترخانه اسناد رسمی 930 تهران، همواره در تلاشیم تا با شفافیت کامل و رعایت دقیق قوانین و مقررات، بهترین خدمات را به شما مراجعین گرامی ارائه دهیم.
تنظیم سند اصلاحی در دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران
دقت در تنظیم اسناد رسمی، اساس اعتبار آن‌هاست. در صورت بروز هرگونه اشتباه، اقدام سریع برای اصلاح آن ضروری است. ما در دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران، با بررسی دقیق اسناد و مدارک شما، آماده‌ایم تا سند اصلاحی مورد نیازتان را با دقت و سرعت لازم تنظیم نماییم.
برای تنظیم این سند، با در دست داشتن مدارک فوق به صورت حضوری به دفترخانه مراجعه فرمایید.
